(通用)檔案管理制度
在社會發(fā)展不斷提速的今天，接觸到制度的地方越來越多，制度是各種行政法規(guī)、章程、制度、公約的總稱。想必許多人都在為如何制定制度而煩惱吧，下面是小編幫大家整理的檔案管理制度，僅供參考，歡迎大家閱讀。
檔案管理制度1
工程檔案是工程部運行管理樓宇建筑設施和設備的基本依據(jù)，加強工程檔案管理是工程部的一項重要工作。為加強工程檔案管理特制定本管理制度。
一、工程檔案目錄管理
1、工程檔案管理采取紙頁檔案和計算機檔案并行管理方式，基礎檔案材料要保留紙頁檔案，過程性檔案要逐步向無紙化檔案過渡。
2、工程檔案設置三級目錄，第一級目錄為類別目錄，第二級目錄為程序文件目錄，第三級目錄為工作單目錄。
3、工程檔案設置應與上一級檔案目錄設置一致。
二、工程檔案管理程序
1、工程檔案管理責任
(1)工程部經(jīng)理責任:設置文秘檔案員;確定檔案目錄;設置檔案保密等級;檢查檔案情況。
(2)工程部責任:配合工程部經(jīng)理進行工作。
(3)文秘檔案員責任:檔案建立;檔案修改;檔案整理;銷毀更新;檔案資料分析報告;接受經(jīng)理和上一級檔案管理人員檢查;檢查工程部各級人員檔案工作情況。
(4)員工責任:認真進行原始資料的記錄;接受各級領(lǐng)導和檔案員的工作檢查。
2、工程檔案管理程序
(1) 工程檔案的建立
文秘檔案員根據(jù)經(jīng)理意見建立各級檔案目錄并將各類文件、資料、圖紙、記錄按目錄要求存檔。檔案要予以統(tǒng)一編號，并在每卷首頁建立目錄清單，同時在計算機中進行目錄登記。
(2) 工程檔案的'存檔
工程檔案由文秘檔案員整理，按規(guī)定目錄存檔。
(3) 工程檔案的查閱和借閱
一般工程檔案查閱可向文秘檔案員借出，在工程部辦公室閱覽;若需借閱須在文秘檔案員處辦理借閱手續(xù)。保密檔案經(jīng)工程部經(jīng)理批準可查閱，不可以借閱。
(4) 工程檔案的更改清理和銷毀
原始檔案一般不可修改;工程部工作檔案經(jīng)工程部經(jīng)理同意可以修改。工程部檔案應定期進行清理，過程性工作檔案到期后應及時銷毀，但應做好銷毀記錄。
(5) 上級檔案存檔
工程部檔案應由文秘檔案員定期上交物業(yè)管理中心存檔。
(6) 保密等級設置和更改
涉及到物業(yè)管理中心、項目部、工程部機密的技術(shù)和經(jīng)濟檔案，如委托管理合同、原始圖紙、技術(shù)改造方案和圖紙、工程招標標底、施工合同書等應設置密碼，其保密等級和密碼及其修改由工程部經(jīng)理決定。
(7) 計算機檔案管理
工程部檔案應積極推行計算機管理，由文秘檔案員設置目錄菜單，將檔案或目錄及時錄入計算機中，進行資料分析、整理和信息傳遞。
(8) 圖書檔案管理辦法
工程部購置的技術(shù)圖書由文秘檔案員登記建檔，制定圖書借閱管理辦法，嚴格按管理辦法借閱。
檔案管理制度2
一、分管檔案工作的局領(lǐng)導職責
1、組織全局性的宣傳、貫徹、執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》和上級關(guān)于檔案工作的各項方針政策的活動。
2、加強對局檔案工作的領(lǐng)導，將檔案工作納入局的整體發(fā)展計劃，列入局議事日程，督促分管部門按上級和局檔案部門要求做好應做的工作。
3、關(guān)心檔案工作和檔案室的建設與發(fā)展，從人力、物力、財力上給予支持，及時解決工作中的重大問題和困難，改善工作條件，使檔案工作與局各項工作協(xié)調(diào)發(fā)展。
二、局檔案員職責
1、貫徹實施《檔案法》、《山東省檔案條例》等檔案工作的'法律、法規(guī)，建立健全檔案管理制度篇。
2、對各有關(guān)處室形成的各種材料的收集、整理、立卷和歸檔進行監(jiān)督和指導。
3、負責收集出國考察人員應當歸檔的有關(guān)材料和照片，收集領(lǐng)導同志外出開會的發(fā)言材料和帶回的帶有密級的材料。
4、負責管理全局各種門類和載體的檔案，維護檔案的完整、準確與安全，并為本單位各項工作的需要提供服務。
5、按時向上級主管部門報送檔案工作統(tǒng)計材料。
6、按規(guī)定向檔案館移交應進館的檔案。
三、分管檔案工作的各處（室）領(lǐng)導職責
1、配備具有較好政治業(yè)務素質(zhì)的專（兼）職檔案人員，并保持相對穩(wěn)定。
2、將檔案工作納入本單位的議事日程（每半年研究一次檔案工作），幫助專（兼）職檔案人員解決工作中的實際困難。
3、組織本單位人員學習檔案法規(guī)，執(zhí)行局檔案工作的規(guī)章制度。
4、疏通渠道，嚴格制度，督促有關(guān)人員注意平時各類文件材料的形成積累，積極配合專（兼）職檔案人員的歸檔工作。
5、協(xié)同檔案室監(jiān)督、檢查本單位文件材料預立卷、整理組卷、歸檔驗收及檔案鑒定工作。
6、負責檢查本單位專（兼）職檔案人員履行檔案崗位職責情況。
四、各處、室專（兼）職檔案人員職責
1、堅持平時整理。根據(jù)本單位不同種類文件材料的形成特征，制定案卷類目，合理分類存放，便于利用和歸檔。
2、負責本單位文件材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作，保證歸檔文件材料完整、準確、系統(tǒng)。
3、歸檔案卷做到組卷合理，頁號編寫準確，案卷目錄清楚，案卷標題簡明扼要。
4、保管好本部門應歸檔的案卷，注意文件材料的安全和保密。
5、主動接收局檔案員的業(yè)務指導和督促檢查，按規(guī)定時間向檔案室移交。
6、積極參加業(yè)務學習，不斷提高檔案工作水平。
7、按檔案室要求對檔案進行分類、整理、編目，并編制檢索工具。
8、按歸檔時間向檔案室提供檔案目錄和統(tǒng)計年報表。
檔案管理制度3
第一條 為了規(guī)范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。
第二條 檔案管理機構(gòu)及其職責
1、公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司綜合管理部的統(tǒng)籌管理;二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。
2、綜合管理部檔案管理員負責公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理，各部門的檔案管理員負責本部門檔案資料的使用管理。
3、檔案管理人員要嚴格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。
4、綜合管理部檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進行監(jiān)督和指導，每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。
第三條 歸檔制度
1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理及工程建設等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關(guān)部門保留的，綜合部保存復印件。
4、凡公司業(yè)務活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔;以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、業(yè)務活動中涉及金融財稅方面的資料，由財務部保存原件;屬于人事方面的資料，由人力資源部保存原件;屬于工程建設方面的，由規(guī)劃建設部保存原件。以上部門應將涉外事務的復印件報綜合管理部備案。
6、由公司對外簽訂的經(jīng)濟合同，應保留三份原件，綜合管理部保存一份，財務部及合同執(zhí)行(或簽訂)部門各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由綜合部保存原件。
7、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料，由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可復印或復制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。
第四條 檔案保管制度
1、公司綜合管理部設存放檔案的專門庫房，各部門應根據(jù)保存檔案數(shù)量，設置存放檔案的.箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。
3、檔案管理員要科學地編制分類法，根據(jù)分類法，編制分類目錄;根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查找。
4、檔案要分類、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。
5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。
6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。
7、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實際情況，確定檔案保存期限，每年年終據(jù)此進行整理、剔除。
8、經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導及有關(guān)人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
9、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。
10、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動手續(xù)。
第五條 檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導批準不得借閱。
2、借閱檔案資料，須經(jīng)檔案保管部門負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)檔案保管部門負責人批準。
3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。
4、借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準。
5、借出檔案時，應在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。
6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉(zhuǎn)借或復印、不得拆封、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當事人責任。
7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。
8、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經(jīng)分管副總經(jīng)理同意，必須外借的，由總經(jīng)理審批。
第六條 二級檔案應根據(jù)資料的性質(zhì)和部門需要，每三年移交一次，必須保留的盡量留復印件，其余資料交綜合管理部統(tǒng)一保存。
第七條 本制度從20xx年xx月xx日起執(zhí)行。
檔案管理制度4
大型精密儀器設備價格昂貴，操作復雜，維修、檢修難度大，所以作好日常技術(shù)檔案管理工作，對發(fā)揮大型精密儀器設備的作用至關(guān)重要。參照《鄭州大學精密貴重儀器設備管理辦法》制定本管理制度。本管理制度主要包括三部分。
一、儀器設備建檔范圍：
凡使用方向是教學或科研的大型精密儀器設備（包括國家科委統(tǒng)一管理的23種），單價超過人民幣10萬元(含10萬元)的儀器設備，均要建立健全技術(shù)檔案。
二、歸檔內(nèi)容：
1.購置前的資料：
①編制采購計劃的調(diào)查資料，包括同類產(chǎn)品的說明書，價格表等；
②選型的可行性論證報告及論證意見；
③批準文件；
2.訂貨后資料：
①訂貨合同，包括訂購清單及合同條款；
②廠家提供的安裝圖紙資料；
③到貨通知；
④提貨單副本；
⑤保險憑證；
⑥發(fā)票副本；
3.驗收中的資料：
①裝箱單與合同訂購數(shù)的復核記錄；
②產(chǎn)品出廠合格證及校驗單；
③說明書、線路圖及技術(shù)資料；
④安裝、調(diào)試及驗收中的記錄、報告及總結(jié)；
⑤商檢局的商檢證明及索賠報告。
4.使用中的資料：
①規(guī)章制度，包括操作規(guī)程，使用管理制度，維護保養(yǎng)辦法，事故自理辦法等；
②工作日記，包括使用及維修等記錄；
③修理記錄，包括事故報告，故障報告，故障分析，修理計劃，更換零件記錄及驗收報告，事故處理意見等；
④校驗及計量記錄。
5.考核、評價及評比記錄：
①每學期承擔的教學實驗任務、包括本科生、研究生的實驗課，實驗項目及論文題目的名稱，實驗學時數(shù)及實驗學生人數(shù)等；
②年承擔的科研任務包括科研項目，論文題目、得獎項目的名稱及數(shù)量等；
③科技服務任務包括測試樣品數(shù)及科技服務收益；
④培訓任務，包括培訓批數(shù)，每批培訓人數(shù)，起迄日期及收益；
⑤年使用機時，根據(jù)工作日志，按月、按季、按年分別統(tǒng)計實驗教學、科研及對外服務所使用機時，并計算年使用率。
三、檔案的管理
大型精密儀器設備的.技術(shù)檔案，要有專人（或兼職）負責技術(shù)檔案的日常管理工作。為了維護技術(shù)檔案的系統(tǒng)性、完整性，各實驗室每年必須將有價值的資料及時上報歸檔。經(jīng)檢查，對有遺漏或缺少的，責成補齊。實驗教學中心每年要進行不定期抽查。新購置的大型精密儀器設備要及時建立檔案。凡需借閱技術(shù)檔案的單位和個人，均要辦理必要的手續(xù)，使用者要妥善保管不得損壞和遺失，用后及時歸還。
檔案管理制度5
1.目的
為有效地利用和保護培訓文檔資料,加強培訓文檔管理工作,使培訓文檔管理工作規(guī)范化,特制定本規(guī)定。
2.適用范圍
公司行政人事部及各項目部相關(guān)部室對培訓文件檔案的管理。
3.職責
3.1行政人事部培訓經(jīng)理負責總部培訓文檔的保管工作。
3.2項目部行政管理部培訓負責人負責本項目部培訓檔案的保管工作。
3.3其他同公司《文件檔案管理規(guī)定》。
4.術(shù)語
無
5.程序
5.1培訓檔案歸檔范圍
5.1.1各類培訓檔案存檔目錄
5.1.1.1日常培訓檔案
5.1.1.1.1日常培訓檔案應包括《簽到表》、《培訓工作記錄表》、培訓講義、《培訓考核成績單》。
5.1.1.1.2其中的培訓講義應是授課教師的授課內(nèi)容。
5.1.1.1.3根據(jù)《培訓考核管理制度》,無論筆試、口試及實操都應用《培訓考核成績單》記錄成績。
5.1.1.1.4在培訓要求中注明'了解'的培訓課程,不需要進行考核,則應在培訓記錄表中進行記錄,不要求進行考核成績記錄。
5.1.1.2'7+1'培訓檔案
5.1.1.2.1'7+1'培訓檔案應包括《'7+1'培訓計劃》、《'7+1'培訓記錄表》及培訓講義。
5.1.1.2.2其他同5.1.1.1.3及5.1.1.1.4
5.1.1.3外派培訓檔案
5.1.1.3.1外派培訓檔案目錄同日常培訓檔案存檔目錄。
5.1.1.3.2根據(jù)《培訓風險防范管理規(guī)定》進行《外派培訓合同》的存檔。
5.1.2培訓教材檔案存檔目錄
培訓教材檔案的存檔應包括《培訓教材工作單》及培訓教材(即授課教師講義、文字資料、錄象或光盤等),其他請詳見《培訓教材管理制度》。
5.1.3培訓往來文件存檔目錄
5.1.3.1有關(guān)于培訓方面通知、請示、報告、總結(jié)等根據(jù)《文件檔案管理規(guī)定》要求進行存檔。
5.1.3.2根據(jù)《培訓管理制度》,項目部每月上報總部的月培訓計劃及培訓實施表應按時存檔。
5.1.3.3有關(guān)于培訓評估的檔案根據(jù)《培訓評估管理制度》要求進行存檔。
5.2培訓檔案存檔要求
5.2.1歸檔的.文件材料必須字跡清楚、工整,紙張要求為a4紙大小,文件格式需按照公司的標準文本。
5.2.2歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準確。
5.2.3歸檔的文件除特殊情況外,必須用原件。
5.3.4歸檔的文件必須保持歸檔文件之間的歷史聯(lián)系。
5.3.5對于可進行輸入電腦的資料及時輸入電腦。
5.3.6各種文件資料收集、分類后,需在一個月內(nèi)歸檔完畢。
5.3使用
5.3.1借閱:
同《文件檔案管理規(guī)定》
5.5保存期限及銷毀
同《文件檔案管理規(guī)定》
6.監(jiān)督執(zhí)行
行政總監(jiān)。
7.相關(guān)/支持性文件
《文件檔案管理規(guī)定》
《培訓管理制度》
《培訓評估管理制度》
《培訓教材管理制度》
《培訓風險防范管理規(guī)定》
《培訓考核管理制度》
8.質(zhì)量記錄及表格
《檔案/圖書/資料借閱單》
《文件資料銷毀登記表》
《簽到表》
《培訓工作記錄表》
《培訓考核成績單》
《'7+1'培訓計劃》
《'7+1'培訓記錄表》
《外派培訓合同》
《培訓教材工作單》
檔案管理制度6
1、公司須建立安全生產(chǎn)檔案，內(nèi)容包括：安全操作規(guī)程、安全組織機構(gòu)、安全管理人員檔案、特種作業(yè)人員檔案、傷亡事故統(tǒng)計表、從業(yè)人員接塵史、安全許可證、安評報告、環(huán)評報告、隱患整改記錄、文件記錄、職工培訓檔案、安全管理人員登記表等；
2、應指定專人負責，認真填寫，妥善保管；
3、檔案管理人員對檔案內(nèi)容的真實性和數(shù)字的準確性負責；
4、檔案管理人員變動時，做好檔案移交工作，不得將檔案和有關(guān)安全資料帶走或散失；
5、及時做好各類檔案的修訂和完善工作，以適應不斷發(fā)展的'安全形勢。
檔案管理制度7
一、檔案室集中統(tǒng)一保管全校七大類檔案（文書類、教育教學類、基本建設類、財會類、學生類、聲像類、實物類）。
二、檔案要按七大類分年度有秩序地排列存放，要認真清點、核對。架、柜應分類編號，庫內(nèi)應有檔案存放排列示意圖。
三、檔案都應保存在密集架內(nèi)。在非常情況下要采取有效措施，盡一切可能，將檔案安全轉(zhuǎn)移。
四、加強庫房安全管理，非本室人員未經(jīng)允許不準進入庫房。
五、庫房內(nèi)嚴禁存放易燃易爆物品，不準在庫房內(nèi)吸煙，庫房內(nèi)無人時要切斷電源、水源、火源。庫房周圍的明顯處要配置防火設備。
六、要定期檢查庫房內(nèi)的安全設備、溫濕度情況、檔案完好程度，并作好記錄，發(fā)現(xiàn)問題要采取有效措施及時解決。
七、要采取相應措施、保證庫房內(nèi)達到三無（無鼠、無蟲、無塵）、四防（防盜、防水、防潮、防陽光），保證檔案安全，延長檔案的壽命。
八、檔案庫房的.門、窗要緊固，庫內(nèi)無人時要關(guān)好門、窗并上鎖，每天上、下班要對庫房進行一次認真的安全檢查，發(fā)現(xiàn)可疑跡象要及時報告并作好相應處理。
九、要建立登記和統(tǒng)計制度，帳目、庫存數(shù)量要一致，各庫房內(nèi)存放的檔案的類別、數(shù)量應按年代作好統(tǒng)計，為上報各種統(tǒng)計報表作好基礎工作。
檔案管理制度8
為促進教育科研檔案工作標準化、科學化、制度化，不斷進步學校管理程度，使教育科研檔案更好地為老師效勞，為進步教育質(zhì)量效勞，特制定本制度。
各級教育科研課題，教科室教研教改資料均要立卷歸檔。課題結(jié)題兩個月后將所有材料（立項文件，課題申報表，施行方案，中期檢查情況，實驗報告，結(jié)題證書，結(jié)題論文，以及調(diào)查材料等）立為一卷。
按教育科研或上級所發(fā)文件裝訂成冊，標題簡明確切，書寫整齊，編好明碼。
按明碼順序分類存放，擺放整齊，存放在防火、防潮、防塵、防光、防霉、防鼠的地方。
國家級、省市級立項課題保管期限為永久，縣（市）級立項課題和教研教改資料保管期限為長期，由學校檔案室保管。日常的教育科研資料由教科處暫為保管。
因工作需要借閱教育科研檔案，應履行借閱手續(xù)，用后及時歸還。查閱時不得損壞或在檔案上涂改、亂畫。假設需復印，要請示指導同意。
檔案管理制度9
一、每期月結(jié)賬后會計人員應及時打印會計憑證，按照會計規(guī)范裝訂成冊。
二、每期年結(jié)賬后會計人員應及時打印各類會計賬冊，按照會計規(guī)范裝訂成簿。
三、每期的財務報表、稅務報表、其他相關(guān)財務資料應規(guī)范整理，定期裝訂。
四、會計憑證、會計賬簿、財務報表、稅務報表、其他相關(guān)財務資料嚴格按照會計檔案規(guī)范進行保管。
五、會計檔案的查閱權(quán)限限于財務人員、稅務檢查人員、公司總經(jīng)理及副總經(jīng)理，其他人員查閱會計檔案需經(jīng)總經(jīng)理批準，并在財務人員的'監(jiān)督下在財務室內(nèi)進行查閱。
檔案管理制度10
1.本局所有檔案由檔案室統(tǒng)一存檔管理，各股室每年所形成的各種文件、資料，由各科室按照歸檔要求，在次年4月底前送檔案室組卷保管。
2.檔案室對各股、室移交的各種檔案、資料，要辦好移交、接收手續(xù)。
3.檔案室對于集中保管的檔案，要統(tǒng)一編制檢索目錄、案卷目錄等，做到科學保管、存放有序、查找方便。
4.對存放的檔案，要做到“六防三無”，確保檔案的質(zhì)量和絕對安全。
5.檔案管理要嚴格遵守保密守則，無關(guān)人員不得隨意進出檔案室。查閱檔案資料，需按有關(guān)查閱規(guī)定辦理，并進行登記。在查閱時必須有檔案管理人員在場，并在檔案室內(nèi)查閱，不得翻閱無關(guān)資料。如確需把檔案帶離檔案室或復印的，應經(jīng)局領(lǐng)導同意，并辦理好借閱手續(xù)。
6.檔案鑒定、銷毀按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。7.檔案室管理人員因故變動或離職時，應在領(lǐng)導的`監(jiān)督下向新的檔案室管理人員辦理移交手續(xù)。
檔案管理制度11
一、總則
1、為了規(guī)范全公司的檔案管理，充分、合理利用檔案資料為公司服務，特制訂本管理制度。
2、本制度適用于公司及所屬各單位檔案管理。
3、本制度最終解釋權(quán)歸公司綜合部，綜合部負責本制度的修訂完善。
二、檔案管理機構(gòu)的設置及基本要求
（一）檔案劃分及管理部門
1、檔案是指本公司過去和現(xiàn)在，在從事經(jīng)營管理、科學技術(shù)、企業(yè)文化等活動中形成的對公司有保持價值的各種文字、圖表、聲像等歷史記錄。
2、公司設立檔案室，隸屬于綜合管理部，并設置檔案管理人員，負責檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。公司制定明確的檔案管理人員崗位職責，檔案管理人員必須嚴格履行職責。
3、公司檔案根據(jù)其重要性和保密程度分為公司級和部門級，公司級檔案應按標準規(guī)范進行分類，有規(guī)范的檔案編號和標簽，并建立電子與紙張分類目錄。
（二）各部門資料管理
1、公司所屬各部門必須設兼職的資料管理員，制定明確的檔案管理員崗位職責，規(guī)范部門檔案管理，實行部門檔案與公司檔案歸口管理。
2、各部門根據(jù)部門資料性質(zhì)結(jié)合公司級檔案管理辦法，實行統(tǒng)一的標準分類管理。
3、檔案的借閱和移交、銷毀，必須按照公司管理規(guī)定執(zhí)行。
三、檔案分類
（一）檔案質(zhì)量
1、檔案封面應逐項按照規(guī)定用碳素鋼筆或中性筆書寫，字跡要工整，清晰，封面題名應能準確反映出卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容。
2、檔案文件禁止使用鉛筆、圓珠筆、復寫紙。破損的檔案文件要進行修復處理。
3、檔案必須遵循文件材料形成的規(guī)律和特點，保持文件材料之間的聯(lián)系，區(qū)分不同的價值，便于保管和利用。
4、檔案盒表面為《檔案目錄》，檔案盒內(nèi)文件沒有題名的，由檔案人員根據(jù)內(nèi)容擬定標題。
5、檔案盒封面應注明立卷人，審核人，立卷時間。
（二）立檔
1、檔案文件材料按照批復在前，請示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法規(guī)性文件的歷次稿件排列在定稿之后。
2、跨年度的請示與批復，有批復的在批復年立卷，無批復的放在請示年立卷；跨年度會議文件放在會議開幕年立卷；跨年度的規(guī)劃放在第一年立卷；跨年度總結(jié)放在最后一年立卷。
3、檔案文件資料按時間順序排列，收交時公文處理用紙在前，收文在后；內(nèi)部制發(fā)文件，發(fā)文正稿在前，依次為公文處理用紙，發(fā)文底稿。
（三）分類
1、檔案各級分類應賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并要一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。（如：證照類目、制度類目、文件類目、合同類目等）。
2、公司檔案大致分為以下幾類：
（1）證照類：營業(yè)執(zhí)照及各類證照，注冊資料、年檢資料、公司章程等；
（2）文件類：分外來文件（政府職能部門的往來文件）和內(nèi)部文件；
（3）制度類：管理制度匯編；
（4）合同類：分內(nèi)部經(jīng)營管理合同和業(yè)務合同兩種。
（5）計劃總結(jié)類：分年度計劃及總結(jié)等；
（6）會議紀要類：辦公例會紀要等
3、檔案的歸口存放部門
（1）公司各類批文、合同、協(xié)議、證照、存放于綜合管理部。
（2）公司的各種財務資料、稅務資料存放于財務部，由財務部按國家及公司有關(guān)規(guī)定進行整理、分類存檔。
（3）有關(guān)工程的各類圖紙、技術(shù)資料，由工程部和研發(fā)部負責保管。
（4）有關(guān)房產(chǎn)銷售的銷售合同，由市場營銷部負責保管。
（5）除售房合同外，所有對外簽訂的合同，必須將原件存放在綜合管理部。
（四）檔案編號
1、檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應編制《檔案登記目錄表》，將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。
2、檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應事先審查討論，并擬定新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。
3、公司檔案員負責檔案文件材料的收集、整理，按照《檔案登記目錄表》條款“對號入座”，各部門要積極配合公司檔案管理工作。
4、為規(guī)范管理便于查找，所有檔案盒應按照規(guī)定進行編號。按照公司名稱、部門名稱、文件類別、檔案盒號碼分為四個部分。
四、歸檔及保存年限
（一）歸檔的文件資料，應按自然形成，保持歷史聯(lián)系的原則和歸檔要求特征及文件內(nèi)容進行歸檔，在一個卷內(nèi)要按問題或者文件形成的時間，系統(tǒng)的排列并填寫《卷內(nèi)目錄》。
（二）歸檔的同類文件資料在卷內(nèi)應按保存期限分別裝訂，保存期限分為定期和永久。定期按文件材料的保持價值分為1年，5年，15年。
檔案的保管期限除政府有關(guān)法令或本公司其它規(guī)章制度特定者外，一律按下列規(guī)定辦理：
1、永久保存：公司章程；股東名簿；股東會、董事會、監(jiān)事會會議紀要；公司證照；各級批文；印鑒；公司年度經(jīng)營計劃和總結(jié)；年度財務報表；重要技術(shù)資料；不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其它債權(quán)憑證；人事資料；大型活動的圖片、音像資料；其它核定應永久保留的文件。
2、十五年保存：會計憑證（其他財務檔案的保存期限按國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行）；其它經(jīng)核定須十五年保存的文件。
3、五年保存：期滿或解除的合同、協(xié)議；完工后的項目方案；其它經(jīng)核定須五年保存的文件。
4、一年保存：部門工作計劃和總結(jié)；完成后的部門請求報告；無長期保存必要的文件。
5、公司的規(guī)章、制度由綜合管理部視其有效期予以保存
6、1年以下暫時保存：結(jié)案后無長期保存必要者。
（三）公司可根據(jù)實際情況擬訂文件資料保存期限的'補充規(guī)定。
（四）歸檔的文件資料種類，份數(shù)以及每份的頁數(shù)均應齊全完整，每份文件的正件與附件，印件與定稿，請示與批復，轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，多種文字形成的同一文件，均不得分開。
（五）按歸檔要求進行裝訂、編號、填寫卷內(nèi)目錄表。全部檔案組成后，要對檔案做統(tǒng)一排列并編寫檔號。
五、檔案日常管理
（一）借閱
1、借閱手續(xù)
（1）總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)等公司高管借閱非密級檔案可直接通過檔案管理人員辦理借閱手續(xù)。
（2）因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門負責人辦理《借閱檔案申請表》并送達相關(guān)領(lǐng)導核批。
（3）各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務需要借閱檔案時，應由其部門負責人出示經(jīng)公司領(lǐng)導或主管領(lǐng)導審批同意借閱的書面《檔案資料借閱登記表》向檔案員借閱，經(jīng)辦人必須在公司借閱登記表上簽字。
（4）檔案管理人員接到《檔案資料借閱登記表》，經(jīng)核查后，取出該項檔案，并在借閱登記表上注明借出日期和歸還日期，以備及時催還。
（5）檔案歸還時，經(jīng)檔案員核查無異后，檔案即歸入檔夾，填寫歸還日期，取消借閱記錄。
2、檔案借閱審批權(quán)限
（1）證照類：含營業(yè)執(zhí)照及各類證照，注冊資料、年檢資料、公司章程等；該類檔案資料的借閱由綜合部審批后交由公司常務副總審批。
（2）文件類：分外來文件（政府職能部門的往來文件）和內(nèi)部文件；該類檔案資料的借閱由綜合管理部審批。財務文件、法律文書等重要文件借閱須由常務副總及總經(jīng)理批準。
（3）制度類：管理制度匯編；該類檔案資料的借閱由綜合管理部審批。
（4）合同類：分內(nèi)部經(jīng)營管理合同和業(yè)務合同兩種。該類檔案資料的借閱由綜合管理部審批后交由公司常務副總審批。
（5）計劃總結(jié)類：分年度計劃及總結(jié)等；該類檔案資料的借閱由綜合管理部審批后交由公司常務副總審批。
（6）會議紀要類：辦公例會紀要等。該類檔案資料的借閱由綜合管理部審批。
（7）涉密檔案類：公司機要檔案中絕密檔案原則上禁止借閱，特殊情況下絕密檔案的借閱由總經(jīng)理及董事長審批、機密檔案的借閱由常務副總及總經(jīng)理審批、秘密檔案的借閱由綜合管理部及常務副總審批、
3、借閱人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點、畫線和涂改，未經(jīng)批準不得復印和摘抄檔案。
4、借閱人確因工作原因需要復印文件或摘抄文件，需借閱部門負責人書面請示，經(jīng)綜合管理部及常務副總批準。
5、借閱人對檔案的借閱需在檔案室內(nèi)完成，嚴禁私自帶出檔案室。因工作需要或特殊情況下需帶出檔案室的，在填寫《檔案資料借閱登記表》和獲得審批時需按填寫要求注明相關(guān)事宜。
6、借閱人應于規(guī)定期限內(nèi)歸還。如有其他人借閱同一檔案時，應變更借閱登記，不得私自授受。
7、借閱人必須在規(guī)定期限內(nèi)歸還所借檔案資料，情況特殊者可填寫《檔案資料續(xù)借申請單》，主管領(lǐng)導簽字后續(xù)借。借用重要檔案（如各類政府批文、證照原件等）當日必須歸還，其他檔案資料借用時間不得超過七天。若到期不能歸還，又未辦理續(xù)借手續(xù)，檔案管理人員將出具《閱檔催還單》，借用人在收到《閱檔催還單》三天內(nèi)，應及時歸還檔案。愈期仍未歸還者，將來強制其歸還檔案，并給予相應處分。
8、丟失政府下達的重要文件者，應主動去政府部門補辦文件，同時應承擔補辦手續(xù)費和影響、拖延他人辦事的損失費。若丟失文件者補辦不齊，處以500元至3000元的罰款。若文件丟失，給公司造成重大經(jīng)濟損失者，根據(jù)實際情況和公司規(guī)定進行處罰。
9、丟失技術(shù)變更單或其他單據(jù)，造成公司經(jīng)濟損失者，處以損失費用2倍的罰款。
（二）銷毀
1、公司任何個人或部門非經(jīng)允許和批準不得銷毀公司檔案資料。
2、每年保管期限已滿的檔案由檔案員編制紙質(zhì)和電子的《檔案銷毀審批表》，報公司負責人審核批準，并指定其監(jiān)銷人后方可進行銷毀。《檔案銷毀審批表》需注明：銷毀檔案目錄、公司負責人意見、檔案人簽章、監(jiān)銷人簽章、銷毀時間。
3、銷毀前，按照清冊清點；銷后，在清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位負責人。《檔案銷毀審批表》需永久保管，一式兩份，綜合管理部及申請部門各留存一份。
4、在銷毀公司檔案資料時，必須由總經(jīng)理或常務副總經(jīng)理或綜合管理部指定專人監(jiān)督銷毀。
5、保管期限已滿但仍不能銷毀的檔案有下列四種：未結(jié)清的債權(quán)債務；未了事項；正在項目建設期間的建設單位、經(jīng)核定仍有保存參考價值者。應單獨抽出立卷，直到事項完結(jié)時為止。
（三）移交
1、需要進行移交的檔案，需由檔案員編制《檔案移交登記表》，報公司負責人審核批準并指定其監(jiān)交人后，方可進行移交。《檔案移交登記表》需注明：移交檔案目錄、公司負責人意見、移交方簽章、監(jiān)交人簽章、接收方簽章、移交時間、移交原因。
2、移交前，按照清冊清點；移交后，在清冊上簽字，《檔案移交登記表》一式兩份，移交方和接收方各一份并永久保管。
（四）保密
1、檔案室的任務是集中統(tǒng)一管理公司已形成的全部文件資料檔案，維護檔案的完整和安全，主動做好檔案的提供利用工作。任何無關(guān)人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。
2、檔案員應忠于職守，遵守紀律，保守秘密，樹立全心全意為公司各項工作服務的思想，主動，準確，迅速地為利用者提供檔案資料。
3、愛護檔案室的一切設施設備，任何人未經(jīng)許可不得使用及隨意翻動。
4、機要檔案分為：絕密、機密、秘密三級。機要檔案的界定標準：絕密檔案包括公司發(fā)展中的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項目及經(jīng)營決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及金額在1000萬元以上的重大合同。機密檔案包括財務資料、公司重要會議紀要、公司經(jīng)營情況、人事檔案、薪資檔案、勞動合同、技術(shù)資料、金額在100－1000萬元的合同。秘密檔案包括重要項目資料、項目合同或協(xié)議。
六、附則
（一）在本制度框架下，公司各部門可根據(jù)實際狀況制訂更為具體的實施細則，但不得與本制度發(fā)生沖突，經(jīng)報綜合部備案后，與本制度具有同等效力。
（二）本制度自印發(fā)試行之日起執(zhí)行。
七、檔案管理人員職責
1、負責收集、統(tǒng)計、整理、立卷、鑒定、保管公司檔案；積極開展檔案的提供利用工作；
2、認真學習檔案管理的相關(guān)規(guī)定、技術(shù)和業(yè)務知識，掌握歸檔的基本方法，保證檔案質(zhì)量。
3、定期擦拭檔案架，保持檔案清潔，以防蟲蛀腐朽，如有破損或褪色的資料，應當及時進行修補和復制，裝訂部分過窄或有字跡的資料，要用紙加以襯邊。紙面過大的書寫材料，要按宗卷大小折疊整齊，對字跡難以辨認資料，應當附上抄件。
4、歸檔要注意整潔，歸檔前要先對文件資料進行分類，再把文件資料按類別分組后分別裝入卷宗，以便歸檔時所有資料都能隨手而得，避免盲目查找。
5、做好保密工作，并采取防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強光等措施。
6、每年進行一次檔案清理，編制或更新《檔案保管手冊》做好文件索引，以便查閱。
檔案管理制度12
第一章 總則
一、 為了加強會計檔案的科學管理，根據(jù)財政部、國家檔案局發(fā)布的《會計檔案管理辦法》，結(jié)合我院實際情況，制定本制度。
二、 學校會計檔案由校檔案室和財務處共同管理。檔案室負責對會計檔案工作進行指導、監(jiān)督、檢查和移交檔案室的會計檔案的存放、查閱和保管以及期滿會計檔案的銷毀等工作。財務處負責會計檔案的立卷、歸檔、保管(移交檔案館前)、查閱等項工作。
三、 財務處內(nèi)部指定專人負責會計檔案的日常管理，明確會計檔案管理崗位的職責，建立健計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。
第二章 會計檔案的內(nèi)容
一、 會計檔案是指財務計劃、單位預算、經(jīng)濟合同，以及會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計核算資料。
1、原始憑證是在經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生時，由業(yè)務經(jīng)辦人員直接取得或者填制，用以表明某項經(jīng)濟業(yè)務已經(jīng)發(fā)生或其完成情況并明確有關(guān)經(jīng)濟責任的一種憑證。原始憑證是填制記帳憑證或登記帳簿的原始依據(jù)，是重要的會計核算資料。原始憑證包括外來原始憑證和自制原始憑證兩種。
2、記帳憑證是對經(jīng)濟業(yè)務按其性質(zhì)加以歸類，確定會計分錄，并據(jù)以登記會計帳簿的憑證。學校根據(jù)會計核算的一般要求和學校的實際情況設置統(tǒng)一、通用的記帳憑證。
3、 會計賬簿是指以會計憑證為依據(jù)，全面、連續(xù)地記錄一個單位的經(jīng)濟業(yè)務，對量分散的數(shù)據(jù)或資料進行分類歸集整理，逐步加工成有用的`會計信息的工具。會計帳簿由具有一定格式的帳頁組成。會計帳簿包括：
(一) 總分類帳
(二) 收入明細帳(教育經(jīng)費撥款、科研經(jīng)費撥款、上級補助收入、教育事業(yè)收入、經(jīng)營收入、其他收入)
(三) 支出明細帳(事業(yè)支出、經(jīng)營支出)
(四) 往來明細帳(應收及暫付款、應付及暫存款、應付票據(jù)、應繳稅金、代管款項)
(五) 現(xiàn)金日記帳
(六) 銀行存款日記帳
(七) 固定資產(chǎn)明細帳
(八) 材料明細帳
(九) 事業(yè)基金明細帳
(十) 專用基金明細帳
(十一) 固定基金明細帳
(十二) 事業(yè)結(jié)余明細帳
(十三) 其他對外投資明細帳
4、 財務報告指用來映會計實體財務狀況和事業(yè)發(fā)展成果的總結(jié)性書面文件，包括會計報表、附表以及財務情況文字說明等。
5、 其他類會計檔案包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，財務會計軟件使用說明，會計科目和項目編碼及使用說明，會計電算化處理授權(quán)登記或使用權(quán)限備案表，其他應當保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊等。
6、其他應當保存的會計核算專業(yè)資料是指與會計核算有關(guān)的重要資料，包括：
(一)學生名冊;
(二)學生繳費及欠費情況;
(三)工資薪金發(fā)放清冊;
(四)住房公積金備查簿;
(五)其他會計核算資料。
7、 學校財務采用電子計算機進行會計核算的，應當保存打印出的紙質(zhì)會計檔案，應同時將光盤、磁盤、磁帶等作為會計檔案保存。
8、 以下與財務會計核算相關(guān)的文件材料，應當執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定，：
(一)學校年度財務預算;
(二)學校財務預算執(zhí)行情況;
(三)學校對外投資的文件及相關(guān)投資證明;
(四)學校年度收入分配的相關(guān)文件及資料;
(五)各類審計決定、報告及意見;
(六)國家及學校各項財務規(guī)章制度。
第三章 日常管理
1、每年形成的會計檔案，按照歸檔的要求，進行分類整理、裝訂成冊。在下一年度一個月之內(nèi)交到財務處檔案室自行保管，以便隨時查閱，保管時間一般一至二年，期滿后，編造清冊上繳學院檔案室保管。會計檔案要設專人負責保管，保管人員工作變動時應按規(guī)定要求辦理移交手續(xù)，并由單位負責人監(jiān)交。
2、建立健計檔案的查閱、復印登記制度，既要方便查閱會計檔案，又要保證會計檔案的安全。設立會計檔案查閱登記簿，記載查閱的時間、目的、查閱的內(nèi)容及查閱人。外單位查閱財務處的會計檔案時須經(jīng)財務處領(lǐng)導批準方可查閱。調(diào)閱查賬時，檔案原件一般不予借出，如因工作需要必須借出時須經(jīng)單位領(lǐng)導批準，但不得拆散原卷冊，并應按期歸還。需保密的原始材料，按規(guī)定不得泄密。財務處內(nèi)部人員因工作需要查閱原始憑證，查后須將資料放回原處。
3、會計檔案保管期限，根據(jù)國家檔案局、財政部發(fā)布的《會計檔案管理辦法》規(guī)定：各種原始憑證和記賬憑證保管期限為十五年，總賬十五年，明細賬及登記簿十五年，月、季報表保管五年，年終決算報表永久性保管。
4、會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由院檔案室提出銷毀意見，會同財務處及有關(guān)單位共同鑒定，嚴格審查，編造會計檔案銷毀清冊，報院領(lǐng)導批準后進行銷毀。對于其中未了結(jié)的債權(quán)債務的原始憑證，應單抽出，另行立卷，由檔案室保管至結(jié)清債權(quán)債務時為止。
5、學校財務處、檔案室應提供合適的會計檔案保管條件，做好防火、防盜、防霉、防潮、防鼠、防蛀等工作，對電算化檔案的磁盤、光盤，還要防磁、防折。
第四章 移交和移動
1、學校財會人員之間交接會計檔案，交接雙方應當辦理會計檔案交接手續(xù)。
2、移交會計檔案的部門，應當編制會計檔案移交清冊，列明應當移交的會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管的期限、已保管的期限等內(nèi)容。
3、財務處和檔案室之間移交會計檔案由財務處和檔案室指派人員處理;交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列的內(nèi)容逐項交接。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。
第五章 責任
1、 學校財務處、檔案室應當建立健全校內(nèi)各級會計檔案管理責任制，明確各單位負責人、專兼職會計檔案管理人員對會計檔案的管理責任。
2、 會計檔案的立卷人要對會計檔案的完整性、立卷的及時性負責。
3、會計檔案保管人員要妥善保管好會計檔案，要做好防盜、防霉、防潮、防鼠、防蛀等工作，對電算化檔案的磁盤、光盤，還要防磁、防折，對由于以上原因而造成會計檔案毀損的，要追究保管人員的責任。
4、 各會計檔案使用人和查閱人應遵守檔案查閱登記制度。不得擅自涂改、拆封、抽換會計檔案 。
檔案管理制度13
一、設備技術(shù)資料、技術(shù)檔案是管好、用好、修好設備的依據(jù)，也是反映企業(yè)設備技術(shù)狀況和設備經(jīng)濟效益的體現(xiàn)。設備技術(shù)資料、檔案材料的收集、整理，要加強這方面的管理工作。
二、設備部在辦完設備驗收手續(xù)移交使用時，必須按照規(guī)定逐臺統(tǒng)一編號，建立設備卡片和臺帳；建立設備檔案，要做到隨機附件和技術(shù)資料齊全；進口設備的`技術(shù)資料應及時全套翻譯入檔；每年進行復查核實，做到帳帳相符，帳、物、卡相符。
三、設備技術(shù)檔案、設備管理記錄包括：
設備的技術(shù)檔案：
1、主要設備的技術(shù)標準、質(zhì)量標準和圖紙。
2、設備購置、更新改造、設備修理檔案、修理項目的論證報告，技術(shù)協(xié)議和合同。
3、設備使用說明書、維修手冊、配件目錄、出廠合格證、裝箱單等。
4、設備驗收記錄。
5、設備安裝、調(diào)試和試運行記錄。
6、設備調(diào)撥、售出記錄。
7、設備事故記錄、調(diào)查報告、處理結(jié)果。
設備的管理記錄：
1、設備的運轉(zhuǎn)（運行）記錄。
2、設備運轉(zhuǎn)（運行）檔案。
3、設備狀態(tài)監(jiān)測記錄。
4、設備管理檢查評比記錄。
5、設備管理活動記錄。
6、設備維修保養(yǎng)計劃及相關(guān)記錄。
7、非標機械加工計劃及相關(guān)記錄。
建立和及時維護設備管理信息系統(tǒng)，定期審查匯總設備報表并進行分析，做到及時發(fā)現(xiàn)問題。主要包括：
1、設備基礎數(shù)據(jù)庫。
2、設備運轉(zhuǎn)記錄數(shù)據(jù)庫。
3、設備維修記錄數(shù)據(jù)庫。
4、設備狀態(tài)監(jiān)測記錄數(shù)據(jù)庫。
5、設備潤滑檢測及換油數(shù)據(jù)庫。
定期上報設備管理報表。
1、主要設備經(jīng)濟技術(shù)指標季報和年報。
2、主要設備技術(shù)狀況年報。
3、十五項總體指標年報。
4、主要設備事故統(tǒng)計報表。
四、要根據(jù)設備技術(shù)資料、檔案材料的管理要求做好以下幾項工作：
1、要有一名專職或兼職的設備資料員，負責設備技術(shù)基礎資料的收集整理工作。
2、設備部建立的設備運行檔案包括：
(1)動、靜設備臺帳和靜密封點臺帳
(2)主要設備要建立設備技術(shù)檔案和設備缺陷記錄
(3)鍋爐及壓力容器檔案：按國家勞動部頒發(fā)的壓力容器安全技術(shù)檢查規(guī)程建立。
(4)設備防腐檔案：包括防腐工作記錄和技術(shù)報告
(5)設備考核指標記錄：包括設備完好率綜合指標原始記錄
(6)檢修資料：包括檢修規(guī)程，重大檢修方案、設備檢修試驗與技術(shù)鑒定記錄、大檢修變更記錄、各種檢修計劃、檢修記錄和設備檢修驗收記錄等
(7)主要設備事故記錄
(8)設備潤滑、設備用水管理臺帳
3、設備資料員要經(jīng)常深入班組，檢查核實各項記錄，及時糾正資料錄取工作中存在的問題。
4、每月定期向公司生產(chǎn)運行部上報設備管理報表，具體為：
(1)設備修理費用臺帳
(2)設備運行統(tǒng)計報表
(3)設備故障統(tǒng)計臺帳
(4)設備備品備件庫存及使用臺帳
(5)設備潤滑記錄
五、公司生產(chǎn)中心每年12月初要組織全公司范圍內(nèi)的設備帳、物、卡符合大檢查，對存在問題的單位和有關(guān)責任人要進行處罰。
檔案管理制度14
1.0本部門的主要戶檔案管理任務
本部門的.主要任務就是'服務'。只有健全客戶檔案才能準確、及時地為客戶服務。
2.0本部門客戶檔案管理的日常工作包括
2.1及時上行下達客戶與管理之間的知識、報告、通知、通報、傳送文件應及時、準確，認真地登記并制作各種表格。
2.2做好與客戶有關(guān)各類文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時查詢跟進;
3.0客戶檔案管理
客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環(huán)節(jié)。一般客戶檔案包括以下的資料:
3.1收集客戶資料
3.2客戶繳費記錄包括各樣應付押金
3.3客戶裝修工程文件
3.4客戶遷入時填具之資料
3.5客戶資料補充
3.5.1客戶證件資料
3.5.2客戶聯(lián)絡資料
3.5.3緊急事故聯(lián)絡人的資料
3.5.4管理人員在日常職務常與客戶人事變遷資料
3.6客戶與物業(yè)公司往來文件
3.7客戶違規(guī)事項與欠費記錄
3.8客戶報修記錄
檔案管理制度15
檔案工作人員要有高度責任心。在檔案管理工作中，嚴格遵守以下制度：
一、檔案歸檔制度
為了將本單位檔案完整齊全地收集、保管起來，建立起內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理的館、室藏結(jié)構(gòu)，更好地為單位業(yè)務工作和其他工作服務，制定本制度。
（一）歸檔范圍
凡是反映本單位工作或業(yè)務活動以及其他具有查考利用價值的各種門類、各種載體的文件材料，均屬歸檔之范圍。
1、上級機關(guān)制發(fā)的屬于本單位主管業(yè)務并需執(zhí)行的文件，普發(fā)的非主管業(yè)務但需執(zhí)行的法規(guī)性文件，上級召開的需貫徹執(zhí)行的會議主要文件以及上級領(lǐng)導針對本單位的重要講話、指示等。
2、本單位黨、政、工、團、人事、財會、保衛(wèi)、基建和業(yè)務（經(jīng)濟）、科技等工作以及各內(nèi)部機構(gòu)形成的有查考、利用價值的文件材料。
3、同級單位和非隸屬單位制發(fā)需要執(zhí)行，業(yè)務或工作聯(lián)系密切以及檢查本單位工作制發(fā)或形成的主要文件。
4、直屬下級單位報送的重要的工作計劃、總結(jié)、請示、干部任免、典型材料、統(tǒng)計報表和法規(guī)性備案文件材料。
5、本單位重要活動，重大事件以及專門業(yè)務形成的文字材料、照片、音像等。
6、單位和個人其他有重要保存價值的文件、資料、圖書、實物等。
（二）歸檔時間
需要歸檔的文件材料，一般按年度進行整理、歸檔。即須在當年上半年內(nèi)，將上一年度本單位形成的以及其他屬于歸檔范圍的各種載體的文件、材料，按照規(guī)定，收集齊全，整理立卷，再由檔案人員進行規(guī)范整理和實行集中保管。
對于專業(yè)方面的專門文件、特殊載體的文件如基建檔案等，可以適當延長收集歸檔時間，但也要在辦理完畢后及時收集、整理、歸檔。
（三）檔的基本要求
1、歸檔進室的文件材料須齊全、完整、準確，即每年需歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件頁數(shù)等，不得殘缺不齊。
2、歸檔進室的文件材料應系統(tǒng)、條理、規(guī)范，即符合文件的自然形成規(guī)律，保管期限區(qū)分準確、分類科學、組卷合理，卷內(nèi)文件排列有序、條理清楚。
3、歸檔進室的案卷技術(shù)加工符合要求，即案卷封面填寫內(nèi)容齊全準確，格式規(guī)范，統(tǒng)一打印；案卷裝訂整齊美觀，案卷排列及編號符合規(guī)定。
4、機關(guān)單位發(fā)文應普遍建立“兩套制”；機關(guān)、團體、企事業(yè)單位及撤銷單位的檔案都要按照國家規(guī)定，定期向區(qū)檔案館移交。
二、檔案保管制度
檔案是黨和國家的寶貴財富，為維護檔案的完整與安全，制定本制度。
（一）根據(jù)保存檔案的數(shù)量，必須設置使用的專門檔案庫房、檔案柜和檔案用具。庫房要堅固、安全、適用，并有防盜、防塵、防高溫、防火、防潮、防強光、防鼠、防蟲等設施。
（二）注重采用科學的現(xiàn)代化的檔案保管，利用高技術(shù)手段、管理方法和設施設備，上等級和有條件的應配備去濕機、空調(diào)和微機等現(xiàn)代化設備，努力延長檔案的使用壽命，保證檔案的安全保存和更好利用。
（三）接收檔案必須認真驗收，并辦理交接手續(xù)，對接收和移出的檔案要及時登記和統(tǒng)計，并進行規(guī)范化整理，保證檔案完整、系統(tǒng)。
（四）做好檔案庫房管理工作，保證庫房內(nèi)檔案柜架和檔案排放、編號合理有序，便于保管和利用，嚴禁吸煙和存放易燃、易爆物品及其它雜物。
（五）保證庫房內(nèi)溫濕度符合國家規(guī)定的標準（溫度14－24℃，濕度45－65％）。
（六）對保管的檔案要每年進行一次小檢查，年終進行一次大檢查，發(fā)現(xiàn)蟲蛀、霉變、損壞、丟失檔案等現(xiàn)象要及時報告領(lǐng)導，并積極采取措施予以處理。
（七）要定期對庫藏檔案進行清點核對，做到帳務相符，對損壞和模糊不清的檔案要及時搶救和修復。
三、檔案保密制度
做好檔案保密工作，是每個檔案工作者的神圣職責，為確保黨和國家的安全，制定本制度。
（一）檔案工作人員要努力學習馬列主義、毛澤東思想，學習黨的方針政策，增強黨性觀念，在政治上與黨中央保持高度一致。
（二）嚴格遵守《檔案法》和《保密法》的規(guī)定，做好檔案的安全、保衛(wèi)、保密工作，做到不該說的不說，不該記的不記，不在任何地方和任何人面前談論檔案中涉及黨和國家機密的有關(guān)內(nèi)容。
（三）嚴格執(zhí)行檔案的查（借）閱制度，對不符合正當手續(xù)的'利用者，不查檔不借檔。檔案人員不經(jīng)領(lǐng)導批準，不允許擅自為自己的親戚朋友提供檔案資料。
（四）工作人員不準私自將檔案帶出館、室外，不準帶領(lǐng)非本館、室工作人員入庫房。
（五）工作人員閱卷要堅持隨用隨提，下班時應及時入庫，未使用完畢的，可暫入柜或抽屜，嚴禁堆放在桌面上。
（六）對違犯本制度者，視情節(jié)輕重給予相應的批評教育和行政處分；構(gòu)成失泄密罪的，依法追究刑事責任。
四、檔案資料查（借）閱制度
檔案利用服務是檔案工作的根本目的，為了做好檔案利用服務工作，充分發(fā)揮檔案的作用，同時確保檔案的安全，防止檔案的泄密和損壞，制定本制度。
（一）查檔案人員須持本單位介紹信，注明查檔人身份，查檔范圍和目的，方予接待；利用已開放的檔案，持身份證即可。
（二）查閱機密檔案和重要檔案，必須經(jīng)主要領(lǐng)導批準后，方可查閱。
（三）檔案資料一般不予借出館、室外使用，如特殊情況非借出不可，需按規(guī)定辦理借閱手續(xù)，借出的檔案不得超過三天，逾期需要重新辦理借閱手續(xù)。
（四）查閱人員必須填寫《檔案借閱登記表》，利用檔案后，均應填寫和效果記錄。
（五）查閱檔案的人員，要愛護檔案，不準擅自摘錄、拍照、復制和互相轉(zhuǎn)閱，不準圈劃、涂改、撕頁和拆卷，對損壞檔案者，要追究其責任。
（六）查檔者取證檔案須經(jīng)批準后，方可復制（手抄、打字、復印、拍照等），經(jīng)核對無誤后，蓋章生效。
（七）查檔人員要嚴格遵守本館、室的規(guī)章制度，館、室內(nèi)禁止吸煙，在閱覽室閱卷時不準喝水，以免損壞檔案，不準大聲喧嘩，影響他人閱覽；要注意閱覽室內(nèi)衛(wèi)生，愛護公共財物。
（八）利用檔案者要按規(guī)定交納檔案保護費、復制費和取證費。
（九）檔案工作人員要端正工作態(tài)度，積極為利用者服務，嚴格執(zhí)行各項檔案利用制度，做好檔案的監(jiān)護工作，確保檔案的完整與安全。
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