論對知識管理模式融入高校教務(wù)管理的策略探討論文
論文關(guān)鍵詞：知識管理；教務(wù)管理；教務(wù)知識；高校
論文摘要：高校教務(wù)管理是高等教育的重要支持和保障，通過知識管理融入高校教務(wù)管理，可以挖掘和利用系統(tǒng)內(nèi)部的知識，提升高校教育教學(xué)水平。針對當(dāng)前高校教務(wù)管理工作中存在的問題，提出了知識管理模式融入高校教務(wù)管理的相應(yīng)策略。
教務(wù)管理是高校教學(xué)工作的樞紐，它服務(wù)于教學(xué)，是全面組織和協(xié)調(diào)教學(xué)運行的中心。近年來，由于高校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，辦學(xué)層次的逐步提高，高校對教務(wù)管理水平提出了更高的要求。高校教務(wù)工作者如何通過有效的知識分享機(jī)制，協(xié)助其將本身所擁有的知識與他人交流、分享，并使得同系統(tǒng)內(nèi)的成員能夠持續(xù)的消化吸收、快速成長，是知識經(jīng)濟(jì)時代高校教務(wù)管理面臨的重大挑戰(zhàn)。
1知識管理模式
知識不同于一般商品，它不會因為被分享而失去價值，反而能借助于分享增加自身的價值。隨著持續(xù)的創(chuàng)新和能夠提供創(chuàng)新的知識日漸成為組織獲得競爭優(yōu)勢的關(guān)鍵性的資源，人們愈來愈認(rèn)識到知識管理的重要性。ArthurAndersen咨詢公司的知識管理公式：KM=(P+K)S清楚的表達(dá)了這一涵義(其中，KM表示知識管理，P是指擁有知識的組織成員，K則表示知識，P和K之間的“+”號表示信息技術(shù)的運用，指數(shù)s表示分享的次數(shù))。
比爾·蓋茨曾指出：“知識管理的核心，就是管理信息流，目的是要提高組織的整體績效”。可見，知識管理所代表的內(nèi)涵是：收集在組織中的各種資料，通過信息技術(shù)將資料整理、分析成有用的信息及經(jīng)驗，讓需要的人可以在正確的時間獲得正確的信息，為決策提供依據(jù)。在前人諸多研究的基礎(chǔ)上，歸納出實踐知識管理的具體模式——三階段八步驟。
首先，需要定義出何種知識對組織有用，依據(jù)組織的政策與目標(biāo)，恰當(dāng)定義組織需要的各種可用知識，這是組織管理者要推動知識管理流程的第一步。
第一階段，組織知識的獲取，分成兩步驟。就實踐而言，組織先要獲取組織內(nèi)部的知識——員工的個人經(jīng)驗或部門之間的會議記錄、檔案文件等——都是組織取得知識的重要資源，再借助于專家系統(tǒng)、購買或聯(lián)盟等方式獲取其他組織的知識。
第二階段，組織知識的整合，包括知識的組織、整理與儲存三個步驟。只有在組織對有用的知識進(jìn)行組織、整理、儲存，才能將這些條理分明的知識進(jìn)行擴(kuò)散、轉(zhuǎn)移，并有效地應(yīng)用以達(dá)成組織目標(biāo)。比爾·蓋茨曾明確地指出：“你收集、管理和使用信息的方式，決定了輸贏。”可見，在組織管理系統(tǒng)中，必須將知識轉(zhuǎn)換成為一種易懂、可利用的文字、圖形等。
第三階段，包括組織知識的轉(zhuǎn)移與分享兩個步驟。組織成員創(chuàng)造、分享并使用知識，才能實踐知識的價值。知識的轉(zhuǎn)移包括了擴(kuò)散與吸收兩個部分，其重點在于找出有效策略，鼓勵員工彼此交流與傾聽。大部分情況下，只有在知識能夠滿足期望，產(chǎn)生知識增值的效果時，知識分享才會發(fā)生。Nonaka和Takeuchi提出了知識轉(zhuǎn)移SECI模式：社會化(So—eialization)、外化(Externalization)、結(jié)合(Combination)和內(nèi)化(Internahzation)。
2當(dāng)前高校教務(wù)管理存在的問題
隨著大眾化教育階段的到來和信息技術(shù)的持續(xù)更新，高校教務(wù)管理面臨著嚴(yán)峻的考驗和新的挑戰(zhàn)。就目前高校的情況看，教務(wù)管理工作普遍存在以下問題：
(1)教務(wù)管理工作比較分散，形成了界限明顯的部門化、層級化工作平臺，大量有用知識被分置于各個部門，處于無控制的分散狀態(tài)。現(xiàn)行的教務(wù)管理流程的設(shè)計大多依據(jù)職能分工與層級節(jié)制的原則，將組織的任務(wù)和職能進(jìn)行空間分解。任何一個部門及其工作崗位上的人員都無法充分了解和掌握教務(wù)流程的全部知識。
(2)教務(wù)管理過分關(guān)注專業(yè)分工和節(jié)制，導(dǎo)致教務(wù)管理部門橫向協(xié)調(diào)比較困難。當(dāng)教務(wù)管理部門分工不斷增加，工作流程日益復(fù)雜，組織規(guī)模越來越膨脹，需要處理的信息日益增多時，教務(wù)管理部門內(nèi)部協(xié)調(diào)的任務(wù)也日益繁重，維系教務(wù)工作運行所耗費的成本也日益提高。而且在信息傳遞的過程中可能存在著信息趨利選擇和信息失真現(xiàn)象。
(3)部分高校領(lǐng)導(dǎo)對教務(wù)管理工作的重視程度不夠，對教務(wù)管理的投入不足。由于投入不足導(dǎo)致部分教務(wù)管理人員缺乏工作的積極性，在具體操作上，更多地強(qiáng)調(diào)規(guī)范性操作，只滿足領(lǐng)導(dǎo)布置什么就做什么，檢查什么就做什么，缺乏處理復(fù)雜問題的主動性和創(chuàng)造性。另外，以手工或半手工的形式組織和統(tǒng)計大量的教學(xué)信息和教學(xué)事務(wù)，也嚴(yán)重影響了教務(wù)管理效率和教學(xué)水平的提高。
(4)高校教務(wù)管理人員的素質(zhì)參差不齊，缺乏積極性和創(chuàng)新性，嚴(yán)重影響了高校教育教學(xué)水平。由于教務(wù)管理工作涉及到教學(xué)管理的各項環(huán)節(jié)，日常事務(wù)繁瑣但很重要，且易出現(xiàn)教學(xué)事故，需要大量高水平、高素質(zhì)的管理人員。但是，部分高校管理部門對教務(wù)部門重視不足，缺少針對性的培訓(xùn)，致使教務(wù)管理人員學(xué)歷不高，管理水平偏低。同時，缺少合理的待遇和激勵措施，影響了教務(wù)管理隊伍的穩(wěn)定，造成教務(wù)人員的流失比較嚴(yán)重。 (5)高校教務(wù)管理信息平臺的應(yīng)用程度不高。根據(jù)部分高校在教務(wù)管理系統(tǒng)的實踐中發(fā)現(xiàn)，大部分高校在教務(wù)管理信息化過程中存在著功能模塊不完善、執(zhí)行力度不大、規(guī)章管理制度不配套等問題。為保證教學(xué)工作的正常運轉(zhuǎn)，切實提高教務(wù)工作效率，提升教務(wù)管理質(zhì)量，教務(wù)管理工作需要不斷開拓思路，積極創(chuàng)新。將知識管理模式融入高校教務(wù)管理的實踐中，可以促進(jìn)系統(tǒng)內(nèi)成員將其擁有的知識，經(jīng)過整合、傳遞、分享，以使得高校教務(wù)管理更好地適應(yīng)知識經(jīng)濟(jì)時代的發(fā)展要求。
3知識管理模式融入高校教務(wù)管理的對應(yīng)策略
知識管理強(qiáng)調(diào)“知識增值鏈”，人力資源可以說是這增值鏈中的一大關(guān)鍵資源。高校教務(wù)組織中的各個成員及其擁有的知識，是高校中寶貴的財富。高校必須正視教務(wù)管理工作在高校教育教學(xué)中所扮演的角色，通過有效的知識管理，發(fā)展出一套可用于提升高校教育教學(xué)水平的對應(yīng)策略與系統(tǒng)模式，使之發(fā)揮知識的力量。
(1)規(guī)劃知識管理基礎(chǔ)架構(gòu)。首先，將高校教務(wù)管理組織中的角色與知識管理的分工加以對應(yīng)，目的是建立知識搜尋、篩選與歸納整理等制度，以協(xié)助教務(wù)管理人員獲取信息和經(jīng)驗，強(qiáng)化組織內(nèi)部知識分享。比如，可由教務(wù)主任擔(dān)任負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)校內(nèi)所有教務(wù)知識的CKO(chiefknowledgeofficer)。領(lǐng)導(dǎo)所有知識領(lǐng)導(dǎo)者。由各科室主管擔(dān)任知識分析家，負(fù)責(zé)收集、組織與傳播知識，并成為提供工作所需知識的領(lǐng)導(dǎo)者。由教學(xué)秘書擔(dān)任知識管理者，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)部門內(nèi)成員的工作，使知識能共同分享。這樣就可以在原有職能分工的`基礎(chǔ)上，實現(xiàn)部門間知識的轉(zhuǎn)移與分享。其次，界定教務(wù)管理組織中的有用知識。有用的教務(wù)知識應(yīng)該有助于提升高校教育教學(xué)水平。教務(wù)知識應(yīng)該包括以下幾種：學(xué)校各項規(guī)章制度與管理文件、學(xué)校教育目標(biāo)與價值的知識、教學(xué)管理專業(yè)知識、教務(wù)管理信息系統(tǒng)應(yīng)用知識、學(xué)科教學(xué)知識、與教學(xué)相關(guān)的社會知識、有關(guān)學(xué)生及學(xué)生特性的知識、組織成員工作學(xué)習(xí)的經(jīng)驗與感受、教務(wù)組織特色文化等方面。
(2)教務(wù)知識獲取策略。首先，整理教務(wù)組織內(nèi)外的有形知識，如會議記錄、公文、檔案資料等。其次，通過彼此交談或記錄個人工作經(jīng)驗等方式，可以發(fā)現(xiàn)經(jīng)過長時間積累與內(nèi)化的無形知識。教務(wù)管理部門可以通過作擴(kuò)大化、豐富化和輪換制度，以營造新的學(xué)習(xí)環(huán)境，讓成員嘗試新的工作經(jīng)驗，以擴(kuò)充新的知識領(lǐng)域。也可以通過網(wǎng)絡(luò)BBS、研討會、小組討論等方式搭建交流平臺，定期組織教務(wù)人員開展學(xué)習(xí)，使每一個教務(wù)管理人員都可以在平臺上將自身的學(xué)習(xí)、工作感受、經(jīng)驗等用文字、圖表等方式表達(dá)出來。
(3)教務(wù)知識的整合策略。目前，互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)及信息技術(shù)在知識管理的知識儲存上提供了較大的貢獻(xiàn)，各個高校建設(shè)了自有的網(wǎng)站，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在行政與教學(xué)的運用也是日益普遍。
通過校內(nèi)Intranet建立資料庫或教學(xué)管理平臺，就可以利用各項多媒體技術(shù)，將知識分類、轉(zhuǎn)化，使之易于存取、傳輸。
(4)教務(wù)知識的轉(zhuǎn)移與分享策略。隱性的教務(wù)知識存在于教務(wù)人員身上或教務(wù)組織內(nèi)部，與個別情境經(jīng)驗有關(guān)，是主觀獨特且難以具體化。依據(jù)知識轉(zhuǎn)移SECI模式，教務(wù)組織可以著重培養(yǎng)教務(wù)人員的四種能力(形成專業(yè)知識共識的能力、鼓勵專業(yè)知識創(chuàng)新的能力、發(fā)展專業(yè)知識學(xué)習(xí)的能力和發(fā)揮專業(yè)知識整合的能力)，來促進(jìn)教務(wù)知識的創(chuàng)造與轉(zhuǎn)換。從實踐上說，可以通過搭建教務(wù)人員交流平臺，將個體教務(wù)知識公開分享，以形成團(tuán)體共識，從而將個體的隱性知識外化而成顯性知識，供教務(wù)管理組織其他個體享用。還可以將教務(wù)組織內(nèi)眾多的顯性教務(wù)知識加以組合，形成有系統(tǒng)的教務(wù)管理知識體系，最終達(dá)到個體在習(xí)得他人顯性知識的同時將其轉(zhuǎn)化為自身隱性知識，達(dá)到提高其工作能力與專業(yè)素養(yǎng)的目的。
從個人層面，提升教務(wù)人員運用信息和傳遞技術(shù)的能力。教務(wù)人員可以嘗試著通過閱讀與收集簡報、雜志文章等方式來創(chuàng)造知識，再通過資料庫的建立來積累知識，并經(jīng)由個人的無私傳遞，進(jìn)行知識分享。從組織層面，可以成立知識管理專職單位，建構(gòu)增進(jìn)隱性知識和顯性知識間互動的程序和機(jī)制，促進(jìn)教務(wù)專業(yè)知識的螺旋型成長。
4結(jié)束語
高校教務(wù)領(lǐng)域知識管理的途徑、設(shè)計與規(guī)劃，最后必然是要借助科技將有形的知識資源，加以整理、儲存、管理，作用于無形的人力資源上，進(jìn)而提高高校教學(xué)水平。面對知識管理在各個組織發(fā)展中的應(yīng)用以及所起的作用，教務(wù)管理者應(yīng)積極思考和探索在高校教務(wù)管理中知識管理的應(yīng)用模式與實踐策略。
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